Pengertian administrasi, mungkin tidak pernah kamu pertanyakan. Padahal, sangat erat dengan kehidupan sehari-hari.

pengertian administrasi
pixabay.com

Di sekolah kamu membayar SPP ke ruang administrasi, di kantor ada staf khusus adminstrasi, bahkan ada yang namanya adminstrasi negara. Hmm.. Berbeda-beda ya? Jadi, apa pengertian administrasi?

Untuk menjawab pertanyaan di atas, PinterKelas kali ini akan membahas pengertian administrasi, lengkap dengan fungsi, dan jenisnya. Sesuatu yang tidak secara langsung kamu pelajari di sekolah dasar dan sekolah lanjutan.

Pengertian Administrasi Secara Sederhana

Pengertian administrasi secara sederhana adalah sebuah kegiatan yang dilakukan sendiri atau bekerja sama dengan orang lain dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi.

Dalam kehidupan sehari-hari adminstrasi sering diartikan sebagai kegiatan surat menyurat, pencatatan, pengetikan, penerimaan pembayaran, dan semua yang berhubungan dengan kegiatan ketatausahaan. Itu sebabnya kantor administrasi di beberapa tempat sering disebut juga kantor tata usaha.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Di atas kamu sudah membaca uraian administrasi dalam kehidupan sehari-hari. Bagaimana pengertian administrasi menurut para ahli? Samakah dengan pernyataan umum di atas?

Yuk simak beberapa uraian berikut!

1. Soewarno Handayaningrat

Menurut Soewarno Handayaningrat, administrasi merupakan kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari kegiatan pembukuan baik perhitungan, pencatatan atau yang lainnya.

Tujuan kegiatan administrasi menurut Soewarno adalan menyediakan informasi yang dibutuhkan perusahaan atau organisasi.

2. Sondang Siagian

Sondang Siagian mendefinisikan organisasi sebagai kegiatan yang saling berhubungan dari beberapa orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

Di sini Sondang tidak menjelaskan kegiatan atau kerja sama apa saja yang termasuk administrasi. Namun Sondang menyebutkan bahwa kerja sama yang dilakukan beberapa orang tersebut berdasarkan rasionalitas.

3. Prof. Dr. S Prajudi Atmosujio

Menurut Prof. Dr. S Prajudi Atmosujio, administrasi adalah proses dari tata kerja yang ada dalam setiap usaha dan organisasi. Meski usaha tersebut merupakan usaha kenegaraan , swasta, sipil, militer, besar dan kecil semua memerlukan administrasi.

Prajudi juga tidak menjelaskan proses dan tata kerja yang bagaimana yang termasuk dalam administrasi.

4. Syamsi

Pengertian atau definisi administrasi menurut Syamsi tidak jauh berbeda dengan Prajudi. Menurut Syamsi, administrasi merupakan kegiatan yang dilakukan secara bersama-sama oleh dua orang atau lebih secara simultan atau terarah untuk mencapai tujuan tertentu.

5. Munawardi Reksohadiprojo

Menurut Munawardi administarasi mencakup kegiatan ketatauasahaan dan pencatatan. Pencatatan yang mencakup pengaturan rapi dan fakta tertulis sehingga siapa saja yang melihatnya dapat mendapatkan pandangan menyeluruh dan sistematis tentang suatu hal dan hubungan timbal baliknya.

6. W. H. Evans

W.H Evans merupakan tokoh administrasi dari luar negeri. Evans menyebutkan bahwa administrasi adalah suatu kegiatan yang merupakan fungsi manajeman dan pengarahan segala tahap kegiatan perusahaan. Kegiatan tersebut berhubungan dengan pengolahan keterangan, informasi, dan pengingat dalam organisasi.

7. George Terry

George Terry memberi pengertian administrasi bagian dari manajeman. Administrasi adalah sebuah proses perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan pergerakkan atau 4P kepada orang-orang yang bekerja sama. Proses oleh orang yang bekerja sama dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

8. Arthur Greger

Arthur Greger mempunyai pandangan yang sedikit berbeda tentang administrasi. Administrasi menurut Arthur adalah sebuah fungsi dan tata kelola penyelenggaraan yang memberikan informasi dan pelayanan dalam organisasi atau perusahaan.

9. The Liang Gie

The Liang Gie menyebutkan pengertian administrasi seperti beberapa tokoh lain, yaitu sebuah kerja sama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

10. Oswald

Oswald mendefinisikan administrasi dengan lebih spesifik. Administrasi adalah sebuah kegiatan atau usaha yang memimpin beberapa orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Unsur-Unsur Administrasi

Setelah kamu membaca pengertian administrasi menurut para ahli di atas, terdapat beberapa kesimpulan tentang administrasi, yaitu:

  • Kegiatan ketatausahaan
  • Kegiatan kerja sama
  • Ada tujuan tertentu yang ingin dicapai

Berdasarkan hal tersebut, The Liang Gie kemudian menuliskan beberapa unsur administrasi, yaitu:

  1. Organisasi
    Merupakan tempat di mana administrasi dilakukan, Organisasi di sini dapat berupa organisasi sosial, bisnis, dan sebagainya. Organisasi juga memberikan tujuan dilaksanakannya administrasi.
  2. Manajemen
    Merupakan penggerak, pengatur, dan tenaga profesional. Manajemen berarti juga orang yang mengatur bagaimana kegiatan administrasi dapat berjalan seusai tujuan.
  3. Komunikasi
    Hubungan antara orang atau departemen yang bekerja sama. Komunikasi dalam administrasi biasanya dalam bentuk surat. Namun, komunikasi langsung juga sering terjadi.
  4. Kepegawaian
    Merupakan orang yang bekerja melaksanakan semua kegiatan dan proses administrasi. Di sini akan terjadi hubungan penerimaan pegawai, penempatan, pendayagunaan, dan pemberhentian kerja.
  5. Keuangan
    Menjadi bagian penting dalam administrasi. Bagian ini mencatatkan keuangan yang masuk dan keluar serta bagaimana cara memperoleh dana yang dibutuhkan dan membuat laporan pertanggungjawabannya.
  6. Perbekalan
    Unsur administrasi yang berhubungan degan pengadaan barang, penyimpanan, dan pengeluarannya saat tidak lagi dibutuhkan.
  7. Tata usaha
    Merupakan kegiatan administrasi yang paling banyak dikenal masyarakat. Unsur ini melakukan kegiatan pencatatan, penyimpanan, dan pengiriman data.
  8. Public Relation
    Merupakan administrasi yang mengerjakan hubungan organisasi atau perusahaan dengan masyarakat.

Fungsi Administrasi

Administrasi berkaitan erat dengan manajemen atau pengelolaan organisasi atau perusahaan. Dengan demikian, administrasi mempunyai fungsi yang hampir sama dengan manajemen.

pengertian administrasi
pixabay.com

Fungsi tersebut, yaitu:

  1. Planning atau perencanaan
    Menjadikan sebuah organisasi mempunyai manajemen perencanaan mulai dari pengolahan, pengambilan, dan penyimpanan data yang diperoleh. Dengan fusngsi perencanaan, kegiatan usaha atau organisai lebih cepat mencapai tujuan.
  2. Organizing atau penyusunan
    Dilakukan oleh administrasi untuk menjalin komunikasi antar pegawai agar tujuan bersama dapat tercapai.
  3. Coordinating atau koordinasi
    Fungsi koordinasi yang baik dapat tercapai dengan administrasi yang baik. Dengan demikian, kekacauan, bentrok, dan kekosongan kegiatan dapat dihindari. Koordinasi membuat semua bagian terhubung dan bersatu untuk mencapai tujuan.
  4. Reporting atau laporan
    Fungsi ini reporting adalah laporan perkembangan atau hasil dari suatu akitivitas yang dilakukan. Hal ini juga menjadi fungsi administrasi.
  5. Budgeting atau penyusunan
    Fungsi budgeting atau penyusunan anggaran juga dilakukan oleh administrasi. Minimal mereka yang melakukan kegiatan sesuai dengan anggaran yang tersedia.
  6. Staffing atau penempatan
    Merupakan fungsi administrasi yang menghubungkan sumber daya manusia yang ada dengan sumber daya lain yang dimiliki. Fungsi ini juga merekrut tenaga kerja, pengembangan, dan perlengkapan.
  7. Directing atau pengarahan dan bimbingan
    Merupakan fungsi administrasi yang biasanya diberikan oleh atasan ke bawahan. Meski demikian, bimbingan atau perintah, atau saran dilakukan dengan cara baik agar tujuan cepat tercapai.

Jenis Administrasi

Administrasi keberadannya masih diperdebatkan oleh para ahli, ilmu atau terapan.

Oleh karena itu belum ada panduan pasti mengenai jenis atau macam-macam administrasi. Biasanya jenis dan macamnya dibagi berdasarkan tempat dilaksanakannya administrasi dan kegiatannya.

Beberapa jenis administrasi, antara lain:

  • Administrasi perkantoran
  • Administrasi pendidikan
  • Administrasi perusahaan
  • dan lain-lain

Itulah penjelasan sedikit tentang pengertian administrasi, unsur, fungsi, dan jenisnya. Administrasi yang ada dalam materi pelajaran Sekolah Menengah Kejuruan.

Baca juga :
1. Mudah! Memahami Pengertian Akuntansi Beserta Fungsi dan Manfaatnya
2. Pengertian Manajemen dan Pembahasannya Terlengkap

Author