Hai Cerdikawan? Sering kali kita kebingungan mencari format yang baik dan benar dalam penulisan surat. Terutama pada surat resmi. Alasannya adalah karena surat resmi memiliki banyak komponen di dalamnya dan hampir semua komponen pada surat tersebut harus dilengkapi untuk memenuhi syarat sebagai surat resmi. Nah, kali ini PinterKelas akan membagikan apa saja bagian-bagian yang terdiri dari surat resmi beserta contoh-contohnya. Yuk disimak ya penjelasannya!

Bagian-bagian Surat Resmi

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Kop surat atau kop surat adalah identitas pertama yang dilihat oleh penerima surat. Kop surat ini berfungsi sebagai media promosi, mengetahui alamat serta nama instansi yang memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan bidang usaha.

2. Nomor Surat

Pemberian nomor surat bertujuan agar memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data. Nomor surat ini terdisir dari: nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan atau pengeluaran surat. Nomor surat ini biasanya terletak di bawah kop surat pada sebelah kiri. Serupa dengan kop surat, nomor surat berfungsi antara lain sebagai berikut :

– Memudahkan pencarian saat surat dibutuhkan.

– Memudahkan penyimpanan secara administratif.

– Membantu pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi suratnya.

– Memudahkan pengecekan frekuensi pengiriman surat.

Saat Anda membuat nomor surat, ada beberapa hal yang wajib diperhatikan, antara lain :

– Bulan dan tahun pembuatan surat.

– Kode tujuan surat, contoh UR (Undangan Rapat).

– Kode kedudukan surat, contoh KEI = Surat Keluar.

– Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat.

Contoh :

Nomor : 013/PK/II2020

013 : Menunjukkan surat ke -13

SPK : Panggilan Kerja

II : Dibuat pada bulan ke-2 (Februari)

2020 : Dibuat pada tahun 2020

Sertakan lampiran jika ada, tetapi kalau tidak ada cukup diberi tanda (-).

3. Tanggal Penulisan Surat

Tanggal penulisan surat memeiliki fungsi sebagai pemberi informasi kapan surat tersebut dibuat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka akan diketahui masa berlaku dari surat tersebut. Maka, tanggal penulisan surat adalah komponen yang sangat penting didalam penulisan sebuah surat resmi.

4. Lampiran

Lampiran adalah dokumen yang turut disertakan dalam pembuatan surat resmi oleh suatu instansi maupun perseorangan. Lampiran ini memiliki fungsi untuk menunjukkan jika ada dokumen penting sebagai penunjang surat tersebut. Contoh :

No : –

Lamp : 5 Lembar

Perihal : –

Hal ini menunjukkan jika surat itu menyertakan 5 lembar dokumen di dalam surat tersebut.

5. Perihal

Perihal dalam surat resmi adalah hal pokok yang menjadi tujuan utama dalam surat tersebut. Maka, penerima dapat segera mengetahui apa tujuan dari pengirim mengirimkan surat resmi tersebut.

6. Alamat Tujuan

Hal terpenting di dalam dalam sebuah surat adalah kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal yang utama dan wajib dipastikan keakuratannya. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali. Penulisan pertama adalah pada amplop surat. Penulisan alamat yang kedua adalah pada isi suratnya. Untuk isi surat, alamat tidak harus ditulis lengkap sebab sudah ditulis di dalam amplop.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan komponen penting dalam sebuah surat resmi. Hal ini dikarenakan salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum menuju ke inti isi surat. Contoh kata kata salam pembuka seperti misalnya: Assalamualaikum, Dengan Hormat, Salam Sejahtera dan lain sebagainya.

8. Isi Surat

Isi surat adalah komponen utama dari sebuah surat, letak pokok atau inti yang hendak disampaikan dalam sebuah surat berada pada isi surat. Di dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian seperti karangan yang lainnya, yakni bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Pada bagian penutup, berisi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai jika uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah berakhir. Penulisan penutup pada surat resmi sebaiknya singkat namun tegas.

9. Salam Penutup

Dalam salam penutup terdapat kata-kata penutup yang pada umumnya digunakan untuk menambah kesan tata krama dalam berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik jika digunakan dalam sebuah surat, bukan berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti pada surat-surat berita.

10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan. Nama penanggung jawab adalah penanda jika nama tersebut yang bertanggung jawab dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda tangan dalam surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat tersebut.

11. Tembusan

Tembusan dalam surat resmi digunakan ketika jika terdapat pihak lain lagi yang dianggap perlu juga mengetahui isi surat tersebut.

surat resmi
foto oleh Joanna Kosinska

Contoh-contoh Surat Resmi

Surat Perjanjian Kontrak Kerja

SURAT PERJANJIAN KONTRAK KERJA
Yang bertanda tangan dibawah ini :
 
1. Nama                              : Rae Gifari, S.H.
 
Alamat                                : Jl. Indika Raya No. 11, Jakarta Selatan
 
Jabatan                              : HRD Manager PT. Cipta Angkasa
 
Dan dalam hal ini bertindak atas nama:
 
PT. Cipta Angkasa
Beralamat di Jl. Indika Raya No. 11, Jakarta Selatan
Jenis Usaha Retail
yang selanjutnya akan disebut sebagai pihak pertama
 
2. Nama                                 : Saoirse Ronan
 
Jenis Kelamin                        : Perempuan
 
Tempat & Tanggal Lahir       : Bogor, 14 Mei 1992
 
Umur                                       : 27 tahun
 
Agama                                     : Islam
 
Pendidikan terakhir             : Hukum S1
 
Alamat                                    : Solo
 
No.KTP                                  : 123104056707860001
 
Telepon/HP/e-mail            : 081234567899
 
Status Perkawinan              : Belum Kawin
 
Dalam hal ini selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua (karyawan).
Kedua belah pihak sepakat untuk membuat kontrak perjanjian kerja dengan ketentuan dan syarat-syarat sebagai berikut:
 
Pasal 1
 
Pihak Pertama menyatakan dengan ini menerima Pihak Kedua sebagai karyawan/pekerja perusahaan PT. Cipta Angkasa, yang Beralamat di Jl. Indika Raya No. 11, Jakarta Selatan, dan menjabat sebagai Kabag Humas, dan Pihak kedua dengan ini menyatakan bersedia menjadi karyawan Pihak Pertama sebagai Kabag Humas.
 
Pasal 2
 
Masa Percobaan ditetapkan selama 3 bulan dihitung sejak tanggal masuk diterima bekerja (perjanjian kerja waktu tertentu tidak boleh disyaratkan dalam masa percobaan), yakni sejak tanggal 14 Februari 2020. Dengan upah yang diberikan secara (bulanan, harian, mingguan), besarnya upah pokok Rp. 5,800,000- dengan waktu kerja sehari selama 8 jam, atau 48 jam seminggu.
 
Pasal 3
 
Tunjangan-tunjangan diluar upah adalah:
 
Tunjangan uang makan          : Rp 200.000,- untuk 1 hari kerja
 
Tunjangan transport                : Rp 300.000,- untuk 1 hari kerja
 
Lembur                                       : Rp  – untuk 1 hari kerja
 
Lembur tambah waktu kerja  : Rp 200.000 ,- untuk 1 hari kerja
 
Bonus                                          : Kebijakan kantor
 
Pasal 4
 
Apabila salah satu pihak baik perusahaan atau pekerja mengakhiri perjanjian kerja untuk waktu tertentu sebelum waktunya berakhir, maka pihak yang mengakhiri perjanjian tersebut wajib membayar ganti rugi kepada pihak lainnya sebesar sisa upah pekerja sampai waktu/pekerjaannya selesai, kecuali apabila putusnya hubungan kerja karena alasan memaksa/kesalahan berat pekerja.
 
Pasal 5
 
Pihak Pertama dan Kedua bersedia mentaati semua isi peraturan perusahaan, dan pihak kedua akan patuh pada tata tertib perusahaan.
 
Pasal 6
 
Hal-hal yang belum diatur dalam perjanjian ini, berlaku ketentuan isi KKB dan/atau peraturan perusahaan (jika perusahaan belum memiliki KKB atau peraturan perusahaan, perjanjian kerja ini dibuat lebih rinci lagi dengan mengacu pada pedoman pembuatan peraturan perusahaan)
 
Pasal 7
 
Segala perselisihan yang timbul akibat perjanjian kontrak kerja ini akan diselesaikan secara musyawarah dan mufakat, dan apabila tidak dapat diselesaikan para pihak akan menyelesaikannya melalui Kantor Kepaniteraan Pengadilan Negeri.
 
Demikian Surat Perjanjian Kontak Kerja ini dibuat, setelah kedua belah pihak membaca dan memahami isinya kemudian dengan sukarela tanpa paksaan atau tekanan dari siapapun bersama-sama menandatanganinya diatas kertas bermaterai yang berlaku.
 
Jakarta, 1 Februari 2020
 
Pihak Pertama,                                                                                                                                                                                                                                                                           Pihak Kedua,
 
Rae Gifari, S.H.                                                                                                                                                                                                                                                                       Saoirse Ronan

Surat Panggilan Test Kerja

PT. Studmed Pasifika
 Jl. Pahlawan No. 345 Telp (021) 34567899
 Bandung
  
 Bandung, 14 Februari 2020
  
 Nomor      : 7/IB/21/2020
 Perihal      : Panggilan Tes
 Lampiran :
  
 Yth. Sdr. Saoirse Ronan
 Jl. Indika Raya No. 11, Jakarta Selatan
  
 Menanggapi surat lamaran kerja yang saudari kirimkan, maka dengan ini kami mengharap kedatangan Saudari pada:
  
 Hari, Tanggal : Kamis, 14 Mei 2020
 Waktu : Pukul 10.00 s/d Selesai
 Keperluan : Tes Tulis dan Tes Wawancara
 Tempat : Jl. Pahlawan No. 345 Bandung
  
 Pada kesempatan tersebut, kami mengharap Saudara melengkapi:
  
 Ijazah sarjana yang asli;
 Transkrip Nilai asli dan salinannya;
 pensil 2B dan penghapus;
 Berpakaian rapi dan formal.
 Demikian surat panggilan ini dibuat. Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
  
 Manager Personalia,
  
 Fika Salina, S.Psi 

Surat Kuasa

SURAT KUASA
 Yang bertanda tangan dibawah ini:
  
 Nama                                       : Saoirse Ronan
  
 Umur                                       : 27 tahun
  
 Tempat Tanggal Lahir         : Makasar, 14 Mei 1992
  
 Alamat                                    : Jl. Perjuangan No. 99 Bogor
  
 Yang selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa.
 Dengan ini memberi kuasa kepada:
  
 Nama                                       : Taylor Swift, SH
  
 Umur                                       : 30 tahun
  
 Tempat Tanggal Lahir         : Bekasi, 13 Desember 1989
  
 Alamat                                     : Jl. Kebahagiaan No. 13 Bekasi
  
 Yang selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa.
  
 —————————KHUSUS————————–
  
 Atas nama dan untuk pemberi kuasa mewakili dan mengurus serta menjual Kendaraan bermotor merk : .Roll Royce, Type : 13, warna : Cokelat, tahun : 2019, No. Pol. : ABC-1313-DE, No. Rangka : ts1234567, No. BPKB : 987654321, atas nama : Saoirse
  
 Untuk keperluan yang tertera di atas maka, penerima kuasa dapat melakukan tindakan sebagai berikut :
  
 Untuk menandatangani surat perjanjian jual beli, surat pernyataan melepaskan hak atas kendaraan bermotor tersebut dan maupun surat-surat yang berhubungan dengan maksud dan tujuan pelepasan hak kepemilikan atas kendaraan bermotor tersebut.
 Menerima uang serta menandatangani kwitansi hasil dari penjualan kendaraan bermotor tersebut serta melakukan tindakan lain yang dianggap perlu dan patut sehubungan dengan diberikannya kuasa ini.
 Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagai mana mestinya.
  
 Bogor, 14 Februari 2020
  
 Penerima Kuasa                                                                                                                                                                                                                                                                                Pemberi Kuasa
  
 Taylor Swift, SH                                                                                                                                                                                                                                                                     Saoirse Ronan 
Author